PENGAMBILAN KAKITANGAN

Pengenalan

Di dalam pengambilan kakitangan, kebanyakan organisasi mengamalkan sistem maklumat yang terkini di dalam menyampaikan sesuatu perkara untuk melicinkan lagi proses pengambilan kakitangan. Apa yang amat ditekankan di dalam proses ini ialah bagaimana sistem maklumat ini diaplikasikan di dalam menyelesaikan  beberapa perkara agar ianya lebih mudah dan konsisten.

Pengambilan kakitangan adalah satu proses untuk menarik  orang ramai dan memilih beberapa orang yang layak bagi mengisis sesuatu posisi di dalam organisasi. Di dalam Sistem Maklumat Sumber  Manusia ini, apa yang ditekankan ialah E- Recruitment System di mana posisi di dalam pekerjaan menggunakan sistem  online dan prosesnya membolehkan orang ramai  melihat  iklan mengenai  kerja tersebut di dalam sistem dan menghantar  permohonan mereka menggunakan internet. Dengan itu, ianya dapat menjimatkan masa dan kos pemohon dan mereka tidak perlulah datang ke sesebuah organisasi untuk menghantar borang permohonan.  Contoh sistem yang digunapakai pada masa kini ialah seperti Job Street di mana di dalam website ini banyak diiklankan jawatan kosong beserta dengan syarat-syarat yang perlu ada bagi seseorang pemohon dan juga  segala  keputusan menggunakan  internet.

Objektif
    Terdapat pelbagai objektif yang menyebabkan sesuatu sistem itu dibina bagi memudahkan kaedah pengambilan kakitangan ini. Antaranya ialah,

1. Untuk memudahkan dan membantu organisasi mengambil pekerja yang benar-benar sesuai dan layak di dalam sesuatu posisi pekerjaan.  Dengan itu, ianya dapat mengelakkan berlakunya masalah apabila kakitangan yang dilantik tidak dapat melaksanakan tanggung jawab mereka yang sepatutnya. Sebagai contoh, posisi bagi jawatan doktor perlulah mengambil pemohon yang mempunyai kemahiran dan kepakaran di dalam bidang kedoktoran dan bukannya pemohon yang mempunyai kepakaran dalam bidang farmasi.ianya adalah berbeza dari segi kemahiran yang diperlukan.

2. Untuk mengurangkan masalah pertukaran tempat kerja di dalam organisasi. Masalah ini sering berlaku di dalam organsisasi seandainya pekerja tidak memahami tugas dan tanggung jawab mereka sewaktu mereka memohon untuk bekerja di dalam sesebuah organisasi. Apabila mereka tidak memahami bidang atau skop tugas mereka menyebabkan mereka kurang bermotivasi, tidak minat untuk bekerja dan menyebabkan organisasi akan mengalami masalah dari segi produktiviti.

Kebaikan Pengambilan Kakitangan Menggunakan Sistem

1. Membuka ruang yang luas di dalam pengambilan kakitangan

Dengan menggunakan sistem online di dalam pengambilan kakitangan membolehkan organisasi mendapat pekerja yang benar-benar layak dan dapat meluaskan skop di dalam memilih pekerja yang diperlukan. Sebagai contoh, bagi jawatan jurutera, organisasi dapat memilih seberapa ramai pemohon yang diperlukan dan pempunyai latar belakang yang berbeza dari segi aspek pendidikan, sosial dan sebagainya.

2. Mengurangkan kos dan masa

Dengan adanya sistem online, organisasi akan dapat menjimatkan masa dan kos terutamanya dari segi pengambilan kakitangan. Organisasi tidak perlu menyediakan tempat untuk pemohon mengisi borang permohonan dan boleh memohon di mana –mana sahaja menggunakan internet. Organisasi juga tidak perlu membuang masa untuk mengiklan kan jawatan kosong dan hanya menggunakan laman sesawang untuk menarik pemohon mengisis sesuatu jawatan. Bebanan kerja di dalam unit pentadbiran juga akan berkurangan kerana mereka tidak perlu  untuk menambah kakitangan di dalam membuat pemilihan berdasarkan borang yang dihantar ke organisasi tetpai hanya menggunakan sistem untuk menyenarai pendekkan calon-calo yang sesuai.

3. Memudahkan pengambilan kakitangan

4. Informasi lebih cepat diperolehi

Keburukan Pengambilan Kakitangan Menggunakan Sistem

1. Lambakan maklumat

• Maklumat yang diberikan di dalam sistem terlalu banyak menyebabkan organisasi akan menghadapi dilemma dalam memilih calon yang benar-benar layak. Adakalanya berlaku masalah dimana pengguna menyalurkan maklumat palsu supaya mereka dapat dipilih menjawat jawatan yang diiklankan. Ini kerana apabila terlalu ramai calon yang memohon menyebabkan pemilihan menjadi rumit dan untuk memilih calon yang benar-benar sesuai memerlukan perincian yang lebih teliti oleh pihak pengurusan.

2. Lebihan penggunaan dalam satu-satu masa

• Ini berlaku apabila menggunakan sistem di dalam pengambilan kakitangan atau permohonan menggunakan sistem menyebabkan dalam satu-satu masa pengguna akan melayari laman sesawang tersebut. Ini akan menyebabkan sistem menjadi lemah dan adakalanya menjadi lambat dan maklumat menjadi sukar untuk diperolehi. Ianya akan menyebabkan maklumat yang diisi tidak lengkap.

3. Cabaran untuk mengemaskini maklumat

• Perkara ini akan berlaku kepada organisasi yang menggunakan sistem di dalam pengambilan kakitangan. Maklumat yang lengkap perlu disediakan dan perlulah dikemaskini dari semasa ke semasa. Ini kerana melalui maklumat yang terdapat di dalam sistem membolehkan pemohon mengetahu perincian mengenai kerja yang akan dipohon. Oleh itu, pihak pengurusan perlu peka dari semasa ke semasa nmengenai kehendak organisasi.

4. Maklumat tidak lengkap/ hilang

• Apabila terlalu banyak maklumat yang diisi menyebabkan adakalanya maklumat yang diberikan tidak lengkap/ hilang. Apabila berlaku keadaan sedemikian menyebabkan pemohon dianggap tidak Berjaya dan tidak menghantar maklumat yang lengkap seperti yang dikehendaki oleh organisasi. Organisasi juga kan menerima maklumat yang tidak lengkap menyebabkan sukar untuk memilih calon yang benar-benar layak untuk ditemuduga.

5. Pengguna kurang pengetahuan dalam maklumat

• Apabila organisasi menggunakan sistem dalam pengambilan kakitangan, akan menyebabkan berlakunya masalah kepada pemohon yang tidak tahu menggunakan sistem atau perisian computer. Ini akan menjejaskan peluang mereka untuk mendapatkan kerja sedangkan mereka layak untuk dipertimbangkan. Berlaku juga masalah kepada pemohon yang tidak mempunyai kemudahan internet dan computer di tempat mereka seperti di kawsana pendalaman yang akan menyukarkan mereka untuk melayari sistem maklumat dan seterusnya menyekat mereka daripada mendapatkan pekerjaan yang mereka kehendaki. (816 m/s)